Nyheder
Referat af Bestyrelsesmøde 4/12
Der afholdes 6 bestyrelsesmøder om året. Der udgives hver gang et offentligt - forkortet - referat med udvalgte punkter.
Hermed et forkortet offentligt referat fra Bestyrelsesmødet mandag den 4. december 2023.
Der var afbud fra Karina Juul Jensen, Kim Jacobsen og Flemming M. Hansen (syg).
Mange punkter blev behandlet. Her er et uddrag fra nogle af de drøftelser vi havde.
Orienteringspunkter.
Der er 2972 der har været medlem af Viking Atletik i 2023. Det er ca. 270 flere end på samme tidspunkt sidste år. Vi forventer ca. 400-450 udmeldelser her ifm nytåret. ca. 250 er allerede tilgået. Det er det niveau, vi plejer at ligge på. Det er mellem 10 og 15 procent, hvilket er helt som det plejer at være. Vi håber alle udmeldelser kommer før 10. december. Senere udmeldelse er forbundet med store ekstra udgifter, desværre.
Lige under 2400 har chip udleveret til fitnesstilbuddet, inklusiv ambassadører.
Dagligdagen blandt de ansatte er lige nu optaget af et stort antal ind- og udmeldelser. Vinterklargøring, vedligeholdelse af materiel og bygninger samt forberedelse til den kommende sæsons events.
Alle sponsoraftaler er forhandlet. Heldigvis med positivt resultat. En enkelt virksomhed har blevet delvis solgt og her stopper aftalen desværre. Men vi har været glade for den, så længe den var gældende og sender mange tak.
Tre nye ambassadøraftaler er indgået siden sidst.
Terminslisten er justeret en smule. Den gældende kan ses her Kalender for 2024 med helligdage og ugenumre (viking-atletik.dk). Vi vil se på muligheder for PR tiltag for atletikken.
Der er lavet ansøgning om faste o-poster i Almindingen ifm. med nyt trailcenter derinde. Vi byder kun ind med dette ene projekt. Så nu må vi se hvad der sker.
Vi drøftede kort Hasle Ifs nye spændende planer for ny fitnessbygning. Det kan aflaste vores bygning, hvilket er yderst positivt. Vi støtter gerne med erfaringer.
Vi drøftede kort reaktioner på en beslutning fra forrige bestyrelsesmøde, hvor vi indskærpede, at man selvfølgelig skal ”stille op” for Viking Atletik, hvis klubben skal betale for udgifter til bl.a. fællesrejser. Der har været rigtigt mange positive tilkendegivelser, men også få modsatte. Sådan vil det jo nok altid være.
Vi havde fået et tilbud på asfaltering af P-plads på Louisenhøj. Det er så voldsomt dyrt, at det er helt urealistisk.
Punkter til behandling…
Villa Nova projektet afsluttet og regnskabet godkendt. Det kostede 160.000 kr. at sætte skuret i stand. Bl.a. skulle der bruges særlige trætyper. Det er bygget i samme dimension og på samme skabelon. Se evt. her Vi rykker snart til Villa Nova | Viking Atletik (viking-atletik.dk). Vi starter derude den 16. december. Indvielse sker den 6. januar. Tak for samarbejdet med NST og Efterskolen. Stor ros til Preben og han hjælpere. Sagen er afsluttet og godkendt.
Vi besluttede at øge den skattefrie godtgørelse til instruktører og trænere. Udgiften indregnes i budgettet for 2024. Regelsæt blev afklaret og vedtaget. Godtgørelsen er personbåret og således ikke f.eks. pr. hold. Man kan kun få godtgørelsen en gang. Der gives i forvejen tøjpakke af en værdi på ca. 1500 kr. Vi holder os inden for skattereglerne. Drøftet og vedtaget.
Solcelleanlæg drøftet igen. Det blev besluttet at hensætte penge til indkøb i 2024. Der er nogle skattemæssige forhold (moms ved opførelse og ved salg af overskudsproduktion) der skal undersøges til bunds før iværksættelse. Drøftet og hensættelse/iværksættelse besluttet.
Fratrædelse af bestyrelsesmedlem. Kim Jacobsen har udmeldt sig af klubben pr. 31. december, da han ikke gør brug af faciliteterne. Han udtræder derfor fra bestyrelsen samme dato. Vi takker for samarbejdet. Esther Løsholt indtræder som suppleant samme dag. Klubben er nu uden suppleanter, da det er anden afgang i år. Drøftet og godkendt.
Generalforsamlingen. Afholdes den 6. februar kl. 19. Indkaldelse er udsendt jf. vedtægterne. Forslag til dirigent på plads. Der mangler to suppleanter. Emner efterlyses. Det vil være en fordel for organisationen, hvis der findes emner med viden om fitness/handikap idræt og evt. om triatlon. Men det er jo op til enhver at stille op. Så emner efterlyses. Beretning klargøres og drøftes på næste bestyrelsesmøde. Da idræt jo udføres i udvalgene, afleverer de punkter til målsætning. Drøftet.
Justeringer af husstandsmedlemskaber. Alle familie (husstand) medlemskaber (ca. 280) er gennemgået. Vi har haft denne type i 15 år og børn og har det jo med at blive ældre. Vi indskærper nu, at børn kun kan være med i husstanden indtil de fylder 25 år. Dette med afsæt i folkeoplysningslovens regler. Dette har altid været gældende, men der har ikke været tid til opfølgning før nu. Drøftelse og godkendelse. Det præciseres på den kommende GF.
Godkendelse af børneattester. En række af vores trænere har afleveret en børneattest. Disse blev godkendt som vores regler foreskriver.
Justering af arbejdstid for medarbejder. Gittes arbejdstid reguleres pr. 1. december fra 20 timer til 25 timer ugentlig. Vi er efterhånden blevet en meget stor klub og dette er nødvendigt at kunne nå opgaverne og holde faste åbningstider på kontoret. Den øgede udgift er indarbejdet i budgettet 2024, som skal godkende af GF. Drøftet og godkendt.
Økonomi.
Der er ikke nogen medlemmer i restance.
Budgetopfølgning. Gennemgået og drøftet. Der er nogle områder med større merforbrug og andre områder med mindre. Men der er dog kommet væsentlig større indtægter i år på nogle områder. Bl.a. langt flere medlemmer end forventet. Det ser fornuftigt ud og vi havner med et særdeles fornuftigt resultat. Det overskud klubben laver, kommer medlemmer til gode, så det er vigtigt, at vores events resulterer i et overskud, der kan gå til endnu mere idræt i foreningen og endnu bedre forhold for vores mange frivillige. Det glæder vi os over. Drøftet og godkendt.
Godkendelse af løbsregnskaber. Vi drøftede regnskaberne fra periodens motionsevents. Det er meget forskelligt hvad vi får i overskud fra de forskellige events. Drøftet og godkendt.
Budget 2024 gennemgået. Det var 2. behandlingen og der var justeringer i forhold til faktisk forbrug 2023. Vi 3.behandler forslaget på mødet i januar og så er det op til GF om det skal godkendes. Der budgetteres med et mindre overskud. Der prioriteres flere medlemsaktiviteter og flere fællesrejser i 2024. Drøftet.
Udvalgene orienterer. Under dette punkt fremlægger udvalgene status for deres arbejde. Bestyrelsen skaber rammerne, men al idrætslig udfoldelse for medlemmerne sker i udvalgene. Derfor er vores udvalg så centrale i klubben. Vi har følgende udvalg:
Fitnessudvalget, Atletikudvalget, Motionsudvalget, Cykel- og triudvalget, etapeudvalget, festudvalget og orienteringsløbsudvalget.
Husk at Viking Atletik er medlemsejet. Det er valgte medlemmer der sidder i bestyrelsen og frivillige i udvalgene. Sammenhold gør stærkt.
Del denne side
Følg Etape Bornholm